CANDYKING - Kostnadsnedskärningar och accelererad beställningsprocess

Företaget CandyKing, som etablerades 1984, är en ledande leverantör av natur- och lösgodis med anknytning till över 10 000 återförsäljare i Norden, Storbritannien, Irland och Polen. Deras företagsmodell grundar sig i att köpa in godis från olika leverantörer och därefter erbjuda varje kund en individuell sortimentlista med ett och samma pris för samtliga produkter. Men CandyKings nyckelfärdiga koncept är inte bara begränsat till att leverera godiset – de tar även hand om skyltningen och de tillhörande butiks- och logistiktjänsterna. 

CandyKings framgång vilar helt och hållet på att behålla en bra balans mellan utbud och efterfrågan och undvika att saker går fel under beställningsprocessen. I takt med att företaget fortsatte expandera började dock den dagliga effektiviteten att försämras. Det tidskrävande och ofta komplicerade arbetet med att säkerställa att kundernas sortimentlistor förblev uppdaterade gav lätt upphov till misstag, vilket i sin tur ledde till intäktsförluster.  

Med siktet inställt på modernisering och effektivisering kontaktade CandyKing Fastdev för att implementera en ny IT-infrastruktur som kunde hjälpa dem att optimera såväl deras sortimenthantering som deras beställningsprocesser. 

Dyra och felaktigt designade automatiseringsverktyg

När CandyKing kontaktade oss på Fastdev hade de redan implementerat ett hemmagjort planogram-system i ett försök att automatisera sin sortimenthantering. Denna design visade sig dock vara oförenlig med deras affärsbehov. Vidare hade man inte lyckats synkronisera planogrammet med företagets verktyg för försäljningsautomatisering. Detta innebar att beställningssystemet inte baserades på kundernas faktiska sortiment – en systemobalans som ledde till att försäljare beställde produkter som inte fanns i lager. Dessutom var det använda automatiseringsverktyget dyrt, med en användarbaserad månadsavgift på 600 SEK per användare (multiplicerat med CandyKings hundratals försäljare).  

En annan utmaning var att olika marknader och länder behövde kunna arbeta enligt sina egna affärsprocesser, vilket satte krav på en skräddarsydd lösning som kunde hantera olika verksamheter i ett och samma system. 

För att kunna bemöta och övervinna dessa utmaningar behövde Fastdev-teamet byta ut de felaktigt designade och dyra systemen, automatisera processerna, skapa användarvänliga gränssnitt och komma på ett sätt att minska kostnaderna relaterade till användarlicenser och ineffektiva försäljningsprocesser.

Utvecklingsprocess av ett nytt planogram-system

Steg 1

Vi byggde ett nytt planogram-system vars syfte var att främja effektivare sortimenthantering. Tack vare det användarvänliga gränssnittet kan CandyKings användare lätt skapa nya planogram och fylla displayer med produkter som de sedan länkar till individuella butiker.

Steg 2

Vi designade ett helt nytt webbaserat beställningssystem i vilket försäljarna kan lägga sina beställningar. Systemet är designat på ett sätt som säkerställer att beställningarna inte kan överskrida butikens sortiment, och vissa processer har optimerats och automatiserats av algoritmer för leverantörshantering.

Steg 3

Projektets slutfas gick ut på att integrera planogrammet, beställningssystemet och SAP-programmet i varandra för att uppnå ett optimerat arbetsflöde och säkerställa att de importerade uppgifterna var korrekta. Alla huvuddata om artiklar och butiker importerades från SAP, medan beställningssystemet synkroniserade med data i planogrammet för att ge försäljarna en bättre överblick över individuella kunders sortiment och lagerstatus. 

Resultatet som genererade stora kostnadsnedskärningar

Den nya IT-infrastrukturen genererade flera fördelar för CandyKing. Planogrammet har effektiviserat och förenklat godisjättens sortimenthantering och skurit ned på mängden tid försäljare måste ägna åt beställningsprocessen. Användargränssnittet och beställningslogiken anpassar sig efter den aktuella kundmarknaden, vilket gör att olika företag kan använda ett och samma skräddarsydda system oberoende av marknad och affärsprocess.

Då det nya webbaserade beställningssystemet även inkluderar en funktion som låter kunder göra beställningar direkt i systemet kan man till och med, vid behov och om man så önskar, helt kringgå behovet att involvera försäljare. Detta minskar i sin tur CandyKings kostnader och accelererar ordercykeln.

I planogrammet kan användare specificera land, produkttyp och interiörtyp och fylla de virtuella hyllorna med det utvalda produktsortimentet.

I det webbaserade beställningssystemet kan användare välja vilken butik beställningen rör, samt vilka och hur många produkter beställningen ska omfatta. 

Tack vare schemaläggaren kan användare få en överblick över kommande butiksbesök, kontrollera handlares scheman och jämföra två olika scheman med ändamålet att identifiera ett lämpligt datum för återbesök. 

Och eftersom planogrammet och beställningssystemet båda ägs av CandyKing behöver företaget inte längre låta sig begränsas av användarrestriktioner och dyra användarlicenser. I slutet av implementeringsprojektet fanns det fler än 500 befintliga användare i beställningssystemet – något som skulle ha kostat CandyKing 300 000 SEK per månad i det gamla automatiseringsverktyget.

”Det kändes bra att se att teamet förstod vad vi ville uppnå och baserat på det fundera ut ett sätt att förverkliga vår vision”, berättar Chris Hobbs, marknads- och tjänstedirektör på Cloetta UK.  ”Teamet lyckades klämma in mycket arbete på kort tid.”