Academic Work – Effektivt samarbete med skräddarsytt möteshanteringssystem

Academic Work grundades av tre studenter 1998 med målet att hjälpa nyutexaminerade och unga vuxna att komma i kontakt med arbetsmöjligheter i början av sina karriärer. I dag är de ett av de största bemannings- och rekryteringsföretagen i Sverige med kontor i Sverige, Norge, Danmark, Finland, Tyskland och Schweiz. 

Under sina månadsmöten tar Academic Work emot kommentarer och feedback från över ett tusen anställda. Med anledning av det höga antalet anställda från olika länder och industrier blev det alltmer utmanande att hantera, lokalisera och dela mötesfiler och anteckningar. Academic Work kontaktade FastDev för att få hjälp med att hitta en väg framåt. 

Varför Fastdev?

När vi först träffade Academic Work sparade de sina mötesprotokoll, listor och anteckningar i ett flertal olika program. Däribland Word, OneNote och Notepad. Utan tillgång till en central uppsamlingsplats var det lätt hänt att värdefull information gick förlorad. Det var också svårt att uppnå önskad överensstämmelse och effektivitet i grupper med internationella teammedlemmar.  

Eftersom det inte fanns några befintliga program som kunde uppfylla deras unika behov bad Academic Work att vi skulle utveckla en skräddarsydd lösning från grunden. 

Så skapade vi ett digitalt möteshanteringssytem

Vi utvecklade ett unikt möteshanteringssystem. Systemet gör det inte bara lättare att dela filer och hitta mötesanteckningar, utan erbjuder även möjligheten att hålla ett öga på individuella medarbetares mål och prestation.

Möteshanteringssystemet är en progressiv ensidesapplikation som integrerar med Academic Works Active Directory. Användare kan boka in möten med andra teammedlemmar, lägga till mötesanteckningar och punkter på dagordningen, delegera uppgifter och få en överblick över tidigare och kommande möten i en aktivitetslogg. Systemet ger användarna kontinuerlig åtkomst och låter dem göra regelbundna tillägg, både on- och offline.   

Tack vare möteshanteraren kan administratörer hantera kommande möten, lägga till dagordningar och delegera uppgifter till andra mötesdeltagare.

Sidan användaraktivitet ger en överblick över tidigare möten, utvecklingssamtal och mötesrelaterade att göra-listor.

På sidan teamadministration kan administratörer sätta ihop och definiera olika grupper.

Resultatet

Academic Works beslut att investera i en skräddarsydd lösning visade sig vara det rätta, och deras ledning och anställda har allt sedan lanseringen av det nya möteshanteringssystemet upplevt goda resultat. Nu finns all information de behöver inom räckhåll och ingenting behöver gå förlorat eller bli bortglömt. Systemet har även effektiviserat samarbetet mellan kollegor och gjort det lättare att förbereda sig i god tid inför möten.

”Teamet [Fastdev] uppvisar en hög kompetensnivå”, säger Christofer Sjöberg, produktägare på Academic Work. ”Det tar sig uttryck i deras snabba utvecklingstakt, kvaliteten på deras leveranser och deras problemlösningsförmågor.”